Atesto de Contas Telefônicas

Os recursos de telecomunicações são elementos imprescindíveis nas organizações e, nos últimos anos, tem-se observado um grande aumento na utilização da telefonia fixa, móvel, e de dados.

Atualmente as operadoras de telecomunicações enviam as faturas telefônicas em papel ou em formato digital (PDF e TXT), sendo necessário separar a parte da fatura correspondente a cada unidade/usuário. Para o encaminhamento e ateste destas contas é preciso imprimir, separar, nomear, carimbar, envelopar, entregar e recolher as faturas telefônicas nos seus respectivos departamentos. E, com o crescente impacto dos gastos telefônicos nas bases orçamentárias das corporações, esse gerenciamento manual tornou-se altamente custoso, pois a quantidade de páginas processadas por mês é alta, demandando muito tempo e trabalho para a realização da atividade.

A implantação de um sistema automatizado de ateste de faturas telefônicas promove a precisão no rateio das despesas de telecomunicações dentro da empresa. Baseado em estudos realizados por respeitados institutos de pesquisa em telecom (Aberdeen Research, Forrester e AOTMP), o uso de uma solução no processo de gestão de contas telefônicas garante, além da economicidade de tempo e recursos, uma expectativa de redução em até 20% das despesas com telecom. O controle apurado permite a elaboração de planos progressivos de redução de custos, com aplicação gradativa de medidas de economia, como: disciplina na utilização dos recursos através da co-responsabilidade entre usuário de ativos de telefonia (móvel e fixa) e o gestor de contrato; levantamento de planos e operadores mais vantajosos de acordo com o perfil utilizado; e auditoria das cobranças efetuadas pelas operadoras. 
Com um diferencial no mercado, a Telemikro oferece uma solução que faz o atesto das contas telefônicas de forma eletrônica, simples e rápida, o TEMControle - Módulo de Gestão de Atesto de Faturas.

Para entender melhor, o TEMControle – Módulo de Gestão de Atesto de Faturas permite aos usuários conferir suas contas telefônicas, analisar e classificar as ligações e serviços cobrados pelas operadoras de forma eletrônica, garantindo um controle eficaz e contínuo, possibilitando a identificação de pontos falhos e, conseqüentemente, proporcionando uma efetiva redução de custos. Na prática, toda vez que uma fatura telefônica for carregada na solução, o TEMControle faz a leitura e separação dos gastos por ativos, e providencia envio automático de e-mail para os usuários dos equipamentos, contendo link de acesso para atestarem eletronicamente os seus gastos. O módulo também auxilia no processo de gerenciamento do ciclo de telecomunicação, promove a otimização dos recursos de telecom, e contribui para o cumprimento das políticas de utilização e auditorias internas.

Geralmente, o responsável por firmar e acompanhar os contratos com os fornecedores de telecomunicações é o gestor de telecom ou TI que, conseqüentemente, assume a tarefa de receber as contas telefônicas e autorizar os pagamentos. Isso implica no seu dever de realizar o controle de quem/como os recursos estão sendo utilizados e a fiscalização dos valores/serviços acordados em contrato. Caso haja qualquer tipo de distorção, este gestor pode sofrer implicações legais no âmbito civil, penal e administrativo. Por isso, o gestor de telecom deve exigir o atesto por parte do usuário.

E, a importância do atesto de faturas é tão notória que, inclusive, existe obrigatoriedade legal de vários órgãos públicos imposta por decretos e/ou portarias em diversas instâncias: municipal, estadual e federal. No GDF (Governo do Distrito Federal), por exemplo, o decreto nº 33.563, de 09 de março de 2012, regulamenta a utilização dos telefones corporativos móveis e a necessidade de se realizar o atesto das faturas.

*Ricardo de Figueiredo Caldas - Engenheiro e Mestre em Engenharia Elétrica pela UnB e presidente da Telemikro - fornecedora de soluções e serviços para Gestão de Telecom.