A Gestão da Informação e o desempenho dos negócios

Quem nunca se viu em meio a pilhas de papéis e enxurradas de e-mails à procura de uma informação específica em determinado momento?

Todos os dias na rotina empresarial recebemos uma quantidade significativa de informações por meio de papéis, e-mails, fax, voz e imagens. Quando não bem administrado esse volume crescente de informações, acaba muitas vezes dificultando o total proveito de seu conteúdo, e por conseqüência, o desempenho das organizações.

Por outro lado, a grande variedade dos modernos meios de troca de informações acabam, em sua maioria, não assegurando a ordem e o controle dos documentos, tornando necessária a implantação de um novo conceito de organização, monitoramento e controle das informações empresariais, a chamada Gestão da Informação.

Segundo pesquisa realizada pela consultoria IDC, 32% das organizações já tiveram funcionários que passaram informações confidenciais a terceiros, 27% já tiveram denúncias comprovadas de e-mails racistas, machistas ou pornográficos.

Isso, sem contar os prejuízos causados pela perda ou demora em resgatar informações perdidas pela falta de organização e controle dos documentos. Outro problema enfrentado pelas empresas é a dificuldade de armazenamento de documentos como, por exemplo, e-mails, papéis e fax.

Além disso, de acordo com o Art. 932, III do Código Civil, a organização é responsável pelos atos de seus funcionários. Ou seja, o controle e a disciplina do conteúdo dos documentos enviados por seus colaboradores é de sua responsabilidade.

Para minimizar os danos causados pela falta de uma política de controle das informações, as empresas têm procurado cada vez mais soluções que proporcionam controle, facilidade, segurança e praticidade no trato das informações organizacionais, como servidores de fax (que enviam e recebem documentos eletronicamente), soluções de gestão e monitoramento de e-mails e ferramentas de armazenamento de informações. Além de suas particularidades oferecidas, essas novas soluções oferecem também a possibilidade de integração entre elas ou ainda com várias outras soluções já utilizadas pelas instituições.

Não é por acaso que o mercado brasileiro de TI tem evoluído a um ritmo bastante promissor. A necessidade dos tomadores de decisão de controlar o ciclo de vida das informações e documentos corporativos vem acarretando um crescimento significativo em investimentos na área de TI. Só para este ano, segundo a IDC, está previsto um crescimento de 15% em relação ao ano passado, o que representa cerca de R$ 18,6 bilhões.

Utilizando novas soluções para gerir o ciclo de vida das informações empresariais, as organizações podem controlar a estruturação dos seus documentos em todas as etapas de seu processo, aumentando a sua produtividade e competitividade. Ou seja, as novas ferramentas de TI possibilitam a adoção de uma nova atitude em relação à política de controle das informações, a Gestão da Informação, pois em uma economia cada vez mais globalizada, essa nova postura torna-se um importante diferencial e pré-requisito para as instituições que pensam em um futuro competitivo.  

*Ricardo de Figueiredo Caldas é Engenheiro e Mestre em Engenharia Elétrica pela UnB e presidente da Telemikro - fornecedora de soluções estratégicas para gestão de conteúdo corporativo.