Instituição Governamental

Atualmente, as despesas com telecomunicações estão entre os maiores custos das instituições, representando cerca de 2% dos gastos gerais. As operadoras de telecomunicações, de uma forma geral, têm dificuldades em prestar corretamente os serviços contratados, seja no aspecto técnico ou na geração correta do faturamento dos serviços contratados. Erros de faturamento constantes e contas telefônicas complexas exigem das corporações uma grande atenção e alocação de tempo, tanto para verificar se as cobranças são pertinentes, quanto no cumprimento dos serviços contratados. Foram essas dificuldades que levaram a instituição governamental abrir processo público para contratação de empresa especializada em gestão de telecom. Sendo assim, desde o final de 2012, a instituição conta com a consultoria técnica especializada da Telemikro para o gerenciamento dos seus serviços de telecomunicações, incluindo suporte técnico operacional, apoio à gestão técnica de serviços, auditoria das faturas telefônicas e monitoramento do mercado de telecom.

Inicialmente, para a execução dos serviços, a Telemikro realizou levantamento e diagnóstico de todos os recursos de telecom, separando-os por centro de custo, o que possibilitou a centralização de cadastro dos ativos físicos (equipamentos e aparelhos) e lógicos (ramais ou números de telefone), alocação correta por área ou setor, e o controle de aparelhos em comodato. Desta maneira, detectou-se a necessidade de se adotar novas práticas a fim de otimizar esta gestão, tais como a utilização de tarifa linear e idêntica para todos os estados contratados; unificação da data de vencimento das faturas; e disponibilização das faturas no layout Febraban 2.0. A empresa forneceu, também, recomendações relativas à redução e otimização do uso de ativos de telecom, notadamente modems e celulares, e informações comparativas e sucessivas para avaliação da produtividade e capacidade operacional das centrais de atendimento.

Para garantir a entrega de um serviço completo e centralizado, atendendo aos requisitos exigidos pelo cliente, a Telemikro disponibilizou o software TEMControle. Trata-se de uma plataforma única que permite a visão geral da utilização dos recursos de telecom, envolvendo a gestão de contratos, faturas e inventário. Esta disponibiliza, ainda, um conjunto de relatórios em tempo-real dos resultados obtidos após aferição e auditoria das contas telefônicas e despesas por usuários e setores.

Resultado

Os resultados estão sendo positivos. O serviço prestado tem proporcionado maior visibilidade dos gastos de telecomunicações, mais agilidade nas tomadas de decisão e segurança na implementação de políticas de uso aderentes às necessidades da organização. Adicionalmente, foram identificadas economias expressivas para a instituição:

1 - Já no primeiro mês do contrato, gerou-se economia de 14%, procedendo a um ótimo retorno do investimento realizado.

2 - Na última fatura analisada, foi identificada uma economia significativa, reduzindo o valor de R$105.093,00 para R$15.570,00.

Hoje, o serviço contratado contempla as 800 linhas de telefonia fixa; 95 linhas móveis; 145 ativos para o acesso à internet, incluindo chips micro SIM e mini modem; e o serviço de tele-atendimento (0800) das centrais locais de relacionamento do órgão.