Governo

Com um dos maiores orçamentos do Poder Executivo e representação nos 27 estados brasileiros, o Ministério precisava enviar documentos através de fax, inclusive de licitações, para vários órgãos e secretarias de todo o país. Esse processo de envio era realizado por meio de 352 máquinas manuais de fax. Além dos gastos com a manutenção dessas máquinas e o alto custo com bobinas e papéis, essa tarefa consumia muito tempo dos funcionários públicos.

A Solução RightFax

O Ministério eliminou todo o processo manual com a aquisição do servidor de fax RightFax - solução para envio e recebimento de documentos pelo computador que combina fax, e-mail, tecnologias para web e permitindo que se trabalhe em um único ambiente

O tempo total de implantação da solução, incluindo a instalação e workshops realizados para os usuários, foi de aproximadamente 15 dias.

Os documentos recebidos por fax não precisam mais ser impressos e, por encontrarem-se digitalizados, podem ser redirecionados para outros destinatários por e-mail - reduzindo custos com bobinas e papel, aumentando a produtividade dos funcionários e eliminando o problema de extravio de documentos. Além disso, o RightFax é de fácil gerenciamento, tem possibilidade de agendamento de envio para horários de tarifas mais baixas e é capaz de suportar um grande fluxo de informações.

Resultado

Toda comunicação do Ministério com a mídia - como divulgação de agendas do ministro, lançamento de campanhas, etc. - e com todas as secretarias da área no país passou a ser realizada através da solução. Os processos de licitação também são enviados através do RightFax: quando uma empresa licitante faz algum questionamento sobre quesitos técnicos, a resposta é enviada para todas as empresas de uma só vez e em questão de minutos.

A previsão é que o uso das máquinas manuais de fax seja eliminado por completo já no próximo ano e, a partir de então, o RightFax seja implantado nos outros estados. A princípio, foram instalados oito canais analógicos no Ministério - com integração com o PABX da Siemens e com o correio eletrônico Microsoft Exchange 2003 - e cerca de 10.000 caixas postais foram migradas para o sistema.